10: Spotkania, czyli jak marnować mniej czasu

Bo przecież marnujemy go całą masę, nieprawdaż?

Miałem w piątek sesję z pewnym dyrektorem. U niego w kalendarzu cały dzień spotkań, a to ze mną - wciśnięte na sam koniec. Po drodze jedna krótka przerwa. Popatrzyłem na jego zmęczoną twarz i pomyślałem: ile z tych spotkań miało sens??

Pytam jako ktoś, kto przez lata na takich spotkań był tysiącach. Jako uczestnik, prowadzący, gość, prezes… you name it. Kto spotkań bez sensu widział całe mnóstwo. Spotkań, które przeciągały się w nieskończoność, po których nikt nie wiedział, co właściwie się wydarzyło. Spotkań, których głównym skutkiem było zmęczenie.

Jak wygląda dobre spotkanie?

Zacznijmy od celu: po co nam to spotkanie? Co ma być tym “produktem”, który wyjdzie z naszej wspólnej pracy? Lubię myśleć, że spotkanie to taka mała fabryka, gdzie wkładem są ludzie, ich czas, uwaga, energia i umiejętności, a efektem - coś konkretnego, czego akurat potrzebujemy: jakaś decyzja, wspólne ustalenie kierunku czy kształt czegoś, co pozwoli nam pójść dalej. Jeśli nie wiesz, co chcesz uzyskać, to na 99% tego nie uzyskasz. Wtedy lepiej spotkania nie robić wcale.

Jeśli masz już ustalony cel, to kolejnym krokiem jest agenda. Agenda nada naszej rozmowie odpowiednią strukturę. Taka mapa: jak przejdziemy z miejsca, w którym jesteśmy, na koniec fabrycznej taśmy, z której zejdzie nasz wyczekany “produkt”. Z mojego doświadczenia spotkania bez agendy zmieniają się w płynne rozmowy o wszystkim i o niczym. Ludzie odchodzą od tematu, dorzucają coś od siebie, a na koniec nikt już nie pamięta, po co w ogóle na spotkanie przyszedł.

To nie koncert, nie oczekuj tłumów.

Dobre spotkanie to takie, na którym są wyłącznie osoby, które naprawdę powinny tam być. Te, które decydują, wnoszą ważny punkt widzenia albo potrzebują czegoś, by móc działać dalej. Cała reszta niech odzyska swój czas i energię. Przecież znasz to uczucie – siedzisz na callu, połowa osób nie włącza kamer, ktoś przegląda maile, ktoś inny milczy od początku do końca. A wystarczyłoby mniej ludzi, by rozmowa była konkretniejsza, szybsza i bardziej angażująca.

No i czas. Serio – godzina to kawał dnia. Większość tematów spokojnie zamkniecie w 25–30 minutach. Jeśli naprawdę będzie trzeba – dołożycie kolejne spotkanie. Ale często te godziny w kalendarzu wiszą tylko dlatego, że tak je ustawiliśmy. Nie dlatego, że temat tego wymagał. Szanuj czas – swój i innych. To jedna z najprostszych, a jednocześnie najważniejszych rzeczy, które możesz zrobić jako lider.

Gdy rozpoczynasz spotkanie…

… nadajesz mu ton. Spotkanie to nie scena, w którym jedna osoba mówi, a reszta słucha z założonymi rękami. To raczej wspólna przestrzeń, w której ludzie są po coś. Wiedzą, dlaczego się w niej znaleźli, czują, że mogą się odezwać, zadać pytanie, wnieść swój punkt widzenia – nawet jeśli jest inny niż większości. To miejsce, w którym różnica zdań nie jest problemem, tylko wartością. Jeśli jako lider zadbasz o taki klimat, dasz sygnał: tutaj można być sobą. A to właśnie poczucie bezpieczeństwa otwiera drzwi do prawdziwej rozmowy. Bez tego zostaje tylko teatralna uprzejmość i milczące przytakiwanie.

Dobre spotkanie trzeba prowadzić – nie kontrolować, ale delikatnie kierunkować. Ty lub ktoś, komu to powierzysz, odpowiada za to, by rozmowa nie dryfowała w nieskończoność, nie została zdominowana przez jednego uczestnika, by nie ugrzęzła w dygresjach. Chodzi o to, by w odpowiednim momencie podsumować, nazwać wnioski i upewnić się, że wszyscy wiedzą, co teraz. Jeśli wychodzimy bez ustaleń, bez decyzji, bez jasności co dalej, to tak, jakbyśmy się nigdy nie spotkali.

Zanim więc wyślesz kolejne zaproszenie w kalendarzu…

Zatrzymaj się na moment i sprawdź: dlaczego właściwie chcemy się spotkać? Kto rzeczywiście powinien w tym uczestniczyć? Ile czasu naprawdę potrzebujemy? Co chcemy wspólnie wypracować? I jak sprawić, żeby ludzie wyszli z poczuciem, że to był dobrze zainwestowany czas? Bo spotkanie, które ma wartość, nie dzieje się samo z siebie. To rezultat Twojej intencji i przygotowania. Masz już wszystko, czego trzeba, żeby robić je świadomie. Tak, by było prawdziwym wsparciem dla Twojego zespołu.

A na koniec najlepsze!

Czyli cotygodniowy kawałek muzyczny. Tym razem Antony and the Johnons i Hope there’s someone. Trudna piosenka dość, ale jak dla mnie wyjątkowa.

Jak zwykle czekam na Wasze komentarze i przemyślenia. Do usłyszenia za tydzień!